《药品生产质量管理规范》（GMP）文件管理体系是药品生产质量管理体系的重要组成部分，是药品生产企业开展生产活动和质量管理的依据，是 GMP 体系正常运行的基础，是保证药品安全、有效、可及，从而保障人民群众用药安全的全生命周期管理体系。随着计算机（化）系统的广泛使用，GMP 文件管理体系，尤其是其中较为重要的电子记录与数据，在药品生产企业的实际应用中不断发展。值得关注的是，2020年12月1日起正式实施的《药品记录与数据管理要求（试行）》对药品研制、生产、经营、使用活动的记录与数据管理提出了明确要求，通过结合生产实际，更好地保证药品全生命周期、全过程信息完整、可追溯、真实和准确。

电子数据是经计算机（化）系统采集、处理、报告所获得的电子形式的可受控数据。电子数据应用于天平、pH 计、可编程逻辑控制器（PLC）、电子表格、统计学软件、色谱工作站等，企业应根据安全操作的信息技术要求，对其建立必要的管理措施，同时加强数据备份，用于药品监管部门追溯。

1.2.1 人工输入

人工输入较为简单,按照规定的格式对应输入即可。复核输入记录可以由另外的操作员采用现场同步复核、事后查看参数设定结果的方式，或者采用经验证文档的电子方式来确保其准确性。必要时，应对系统设置复核功能。使用的记录格式必须为经过批准的存档格式，格式应清晰，所记录的信息应当及时、真实、正确、清晰和完整。每项记录都有固定存档编号进行分类和识别，以便索引和存取^[3]。

1.2.2 系统生成

企业相关工作人员还可以通过登录计算机（化）系统的用户界面进行系统操作后自动生成电子记录和数据。需要注意的是,若使用计算机（化）系统,需要在运行过程中保留对数据的人工调整操作记录,使其具有可追溯性。例如,当人工调整通过计算机（化）系统实现自动控制的参数控制范围、将控制方式在手动与自动之间切换、设置或调整系统启动或停止操作所涉及的参数，以及非正常情况下实施特殊控制措施时，均需要保留相应记录。

根据药品生产企业要求，自动化控制的计算机的安全等级可分为三级：一级对应的是能进行自身局部信息化管理的系统；二级对应的是能实施电子记录与数据集成的系统；三级对应的是能实施电子记录与数据用于提供GXP（生命科学行业良好实践指南和法规）证据的系统,如发酵系统、包装生产线、环境控制系统（表1）^[4]。

若电子记录与数据管理不到位，将导致其准确性不能得到保障。对此，应设置相应的电子记录与数据浏览使用权限，从而有效防止电子记录与数据被更改，且任何改动均可追溯。同时，企业应当定期备份和归档电子记录与数据，严格规范其书写、修改等方式，保证相关信息准确、清晰、完整、可追溯。例如，对于药品生产企业的环境监控系统，若未设计访问控制权限，可能会导致未经许可的人员更改系统运行参数、系统时间或系统存储数据等。

计算机（化）系统的硬件技术性能组建与维护有助于实现安全管理，满足安装与系统设置管理、权限分配与管理、备份管理、系统变更控制、灾难恢复管理等的需要，能够及时处理突发状况，确保数据的可用性、完整性。同时，药品生产企业应设计电子记录与数据访问漏洞管理系统,确保数据的机密性；还应当对计算机（化）系统定期进行时间校准，确保时间的准确性。

任何与电子记录与数据管理权限相关的操作，由于涉及相关内容的变更或风险操作，都应当经过事前的审批流程。控制流程的变更与计算机（化）系统管理流程的变更是两个不同的程序，有些计算机（化）系统设置需要建立、确认与升级。两个流程相互独立也有工作交集。例如，两者都有管理权限操作的日志记录。一般情况下，系统里都会有电子追踪记录，同时还需专门的纸质记录，如连续监测生成的曲线图表，在每个关键点位置需设计时间或参数确认。日志适用于证据链的建立。一般而言，计算机（化）系统中的操作日志适用于追溯控制；纸质日志用于检索、追溯与证据封闭。必要时，应当由专人进行复核。复核的目的包括确认相关操作是否超过审批内容，以及确认操作的正确性。双重复核适用于检查管理员的操作是否正确，与事前审批内容是否一致，以及变更的相关技术措施是否得到确认等。此外，在开展药品生产检查时，若对独立的工作站电脑进行手动同步电脑时间操作，还需要提供纸质的手动校准时钟记录。

企业可通过建立用户职能，将权限进行分级管理，设定不同的用户级别、用户组，赋予不同的权限，并对权限级别进行受控管理；通过审计跟踪不同用户的行为活动，记录、保存用户对电子数据的改动情况，以有效鉴别对数据的不恰当改动^[6]。需要注意的是，业务流程负责人的用户权限应当与其承担的职责相匹配，不得赋予其系统（包括数据库、操作系统、应用程序等）管理员的权限。系统管理员权限应由 IT人员担任，以确保系统登录用户的唯一性与可追溯性。

系统用户权限为业务流程负责人的企业人员，应当熟知SOP，熟练操作系统，熟知系统各参数的定义及范围、设置方法，熟知系统配置数据的定义、设置方法，能够处理系统常见故障。

系统用户权限为管理员的企业人员，应当知晓系统各参数的定义及范围，知晓系统配置数据的定义，熟知用户权限设置的方法。

药品生产、检验过程中系统产生的电子记录与数据，应自动保存于各系统规定的目录下。将电子记录与数据保存在指定位置后，必须采用物理或者电子形式保证数据的安全，防止发生意外或故意损害，如通过设置访问权限来限制相关人员接触数据等。

对于经计算机（化）系统采集与处理后生成的电子记录与数据，需要对包含审计追踪在内的数据定期进行备份，恢复及备份流程必须经过验证。电子记录与数据的备份方式包括系统自动备份和手动异地备份。

在备份前，应对保存介质进行检查，检查方法为：将保存介质接入或装入电脑，待电脑正确识别并装载后，在“我的电脑”中保存介质对应的磁盘或光盘驱动器图标上单击鼠标右键，在弹出菜单中选择“属性”，点击“工具”选项卡，点击“开始检查”按钮，在“磁盘检查选项”对话框中勾选“自动修复文件系统错误”，点击“开始”按钮。检查结束后，若结果正常，即可使用该保存介质。

备份介质可以选择 U 盘、移动硬盘、光盘、SD 卡等。

药品生产企业可根据系统的使用情况，在具体操作规程中规定备份的时间周期与频率，建议为每个月或每批次进行一次备份。

数据迁移操作需经批准后方可实施。当一台计算机（化）系统的现有功能不再适用，需要新购一台计算机（化）系统或执行一个新系统替代原系统的功能时，需确保原系统中电子记录与数据的完整性。

对于不保留原计算机（化）系统的，应将原系统相关软件安装在指定的计算机（化）系统中，并将原系统中的数据转移至该指定系统或其他储存介质中保存。数据转移前，应当及时对未备份的原始电子记录与数据进行备份；数据转移后，应每年定期检查备份数据的可访问性，检查过程应在已安装相关软件的计算机（化）系统中完成。

审计追踪是一种元数据（用来定义和描述数据的数据），包含与创建、修改或删除GXP记录有关的活动信息。审计追踪会为生命周期安全记录提供细节记录保障，如创建、增加、删除或修改纸质或电子记录中的信息而不遮盖或改写原始记录。审计追踪通常包含系统层面的审计追踪和应用层面的审计追踪^[9]。

电子数据与记录的验证指的是计算机（化）系统的验证，需要对控制系统的安装确认（IQ）、运行确认（OQ）、性能确认（PQ）进行验证。对于电子表格类，需要对其计算结果、功能进行验证。此外，对于系统的备份功能、系统设置、数据恢复、系统安全、灾难恢复等，也需要同步进行验证。对于不需要设置参数的软件、无电子数据保存功能的简单电子系统（如 pH 计、天平和温度计），可能只需要进行校准；而对于复杂系统（如搅拌混合系统、冻干生产线、空调控制系统），则需要依其预期用途进行验证。

与药品生产相关的 GMP 计算机（化）系统所规定的验证内容都是要符合相关法规要求的。例如，对于自动检测仪器类，应对软件安装过程与系统设置、校准、运行确认、性能确认进行确认；对于用于产品检测结果计算的电子表格类，应验证电子表格功能的不可更改性；对于物料与产品放行、物料与产品质量信息追溯、电子批记录等系统，应对系统安装过程与系统设置、流程与功能确认、电子签名控制、电子记录系统管理与技术确认、数据备份、系统灾难恢复等进行确认。GMP 计算机（化）系统验证工作的复杂程度和风险高低受软件功能、参数设置、用户干预的机会以及数据生命周期等影响，且其工作难度随着复杂程度和风险的增加而增加。需要提醒企业人员的是，不能忽略复杂程度较低的系统的验证工作。在这些系统中，有可能存在捏造数据或重复检验以获得期望结果的情况，且不易被发现。例如，部分用户可利用高效液相色谱仪、傅里叶变换红外光谱仪、紫外可见分光光度计等单机系统设置参数输出。

在计算机（化）系统发生突发故障时，维修员、操作员应对故障表现、可能的故障原因、影响程度的评估、处置过程、应急处理措施等进行详细记录，形成评估报告。对电子记录与数据丢失等重大失误应当彻底调查，识别其根本原因，并采取相应的纠正措施与预防措施。

随着《药品记录与数据管理要求（试行）》等相关法律法规的出台实施，药品生产等过程中信息的真实、准确、完整和可追溯成为药品生产企业检查的重点内容。生产环节是保障药品全生命周期质量安全的重要环节，药品生产企业应当充分利用新技术提升药品生产规范化水平，特别是通过数字化手段提高药品质量保证能力^[10]，加强计算机（化）系统管理，对生成的电子记录与数据采取相应的管理措施，保障生成的电子记录与数据的真实性、准确性、完整性和可追溯性，实现质量管理信息化与规范化 ^[11]，降低传统线下操作模式存在的质量风险，持续完善和优化药品生产质量管理体系，确保生产的药品安全、可控、有效、均一、可及。