ERP+CSV在制药企业中的实施应用
陆振宇、徐秀卉、徐蓉、沈忱、章欢明
2023-07-03
企业资源计划(enterprise resource planning，ERP) 管理软件越来越多地被运用于药品生产企业的排产、物料管控、供应商管理等方面。2010 版GMP 附录《计算机化系统》的颁布，对我国制药行业计算机化系统的管理提出了要求。本文以SAP 软件(ERP 系统之一) 为例介绍其在制药企业中的实际应用以及如何对软件开展计算机化系统验证(CSV) 以符合GMP 要求。
企业资源计划(enterprise resource planning，ERP) 是指以信息技术为基础，集信息技术与先进管理思想于一身，以系统化的管理思想，为企业员工及决策层提供决策手段的管理平台，是针对物资资源管理(物流)、人力资源管理(人流)、财务资源管理(财流)、信息资源管理(信息流) 集成一体化的企业管理软件。
企业内部管理所需的业务应用系统，主要是指财务、物流、人力资源等核心模块。物流管理系统采用了制造业的物资需求计划(material requirement planning，MRP) 管理思想；金融管理信息系统(FMIS) 有效地实现了预算管理、业务评估、管理会计、ABC成本归集方法等现代基本财务管理方法；人力资源管理系统在组织机构设计、岗位管理、薪酬体系以及人力资源开发等方面同样集成了先进的理念。
ERP系统是一个在全公司范围内应用的、高度集成的系统。数据在各业务系统之间高度共享，所有源数据只需在某一个系统中输入1次，保证了数据的一致性。
ERP的核心目的就是实现对整个供应链的有效管理，主要体现在以下3个方面。
在知识经济时代仅靠自己企业的资源不可能有效地参与市场竞争，还必须把经营过程中的有关各方如供应商、制造工厂、分销网络、客户等纳入一个紧密的供应链中，才能有效安排企业的产、供、销活动，满足企业利用全社会一切市场资源快速高效地进行生产经营的需求，以期进一步提高效率和在市场上获得竞争优势。
企业按大批量生产方式组织生产时，把客户、销售代理商、供应商、协作单位纳入生产体系，他们之间的相互关系已不再是简单的业务往来，而是利益共享的合作伙伴关系，这种合作伙伴关系组成了一个企业的供应链，这即是精益生产的核心思想。
ERP系统中的计划体系主要包括：主生产计划、物料需求计划、能力计划、采购计划、销售执行计划、利润计划、财务预算和人力资源计划等，而且这些计划功能与价值控制功能已完全集成到整个供应链系统中。
另一方面，ERP系统通过定义事务处理(transaction) 相关的会计核算科目与核算方式，以便在事务处理发生的同时自动生成会计核算分录，保证了资金流与物流的同步记录和数据的一致性，从而实现了根据财务资金现状，可以追溯资金的来龙去脉，并进一步追溯所发生的相关业务活动，改变了资金信息滞后于物料信息的状况，便于实现事中控制和实时做出决策。
SAP，全称为systems applications and products in data processing，是ERP 系统之一，可以让企业引进先进的管理理念；对产品在各种行业的适用性考虑得最多，应用的行业最广；是整体稳定性最好的系统；集成性好，财务、物资、项目、设备、人力资源等功能都具备；可以在事前进行很好地控制。但SAP系统也有以下缺点：①模块功能有所欠缺，比如在排产、解决能力瓶颈功能和解决具体行业的特殊性等方面；②灵活性不足，SAP软件的稳定性较好但柔性不足；③价格较贵。
以某公司流程优化和ERP实施项目启动为例，对ERP+计算机化系统验证(CSV) 项目启动做出介绍，希望对医药企业有所借鉴。项目实施可分为6个阶段，采用I-ASAP 实施方法作指导，历时10个月(项目各阶段目标详见图1)。
图1 I-ASAP 实施方法及各阶段目标
制药行业有严格的质量管理及法律法规要求，本次项目需要满足药品各领域质量管理规范以及国家药品监督管理局(NMPA) 等法律法规要求，结合CSV管理、电子签名。
提供各种制造类型的全面处理，从重复性生产、订单生产、批量生产直至过程生产，具有扩展MPR Ⅱ的功能。另外还可以选择连接生产控制系统(DCS)、制程控制系统，计算机辅助设计(CAD)和产品数据管理(PDM)。其实现功能点如下：
①通过对生产主数据的系统电子管理方式，使基础信息的管理更加高效，数据共享更加方便。同时，权限管理也更加合理明确。结合GMP 对数字签名的要求，启用的SAP 数字签名对整个审批过程都做了详细的文档记载，以便于实现审计追踪(图2)。
②以流程订单为载体，通过计划部门对计划执行过程的跟踪，实时掌握生产进度，并根据销售情况调整计划，保证产销衔接的及时性和合理性。
③通过对生产过程的执行和管理，在生产阶段完成并及时录入数据后，能通过系统实时查看各项数据，保证生产过程数据的及时性和有效性，同时，按照不同业务，对特殊业务(重包装等) 进行单独管理，保证计划模式和成本核算的区别对待(图3)。
图3 生产执行在符合GMP 生产质量管理规范基础上实现全生命周期管理
④通过系统的辅助，建立合理的监控和考核机制，对生产的及时性和完成率等指标进行跟踪和报表出具，为监控和考核提供依据。
⑤通过实现台帐的电子台帐记录，实现实时的订单工序完成统计、车间原辅料的进厂编号信息、中间产品的数据、质量信息等实时查询。
以工作流程为导向的处理功能对所有采购处理最佳化，可自动评估供应商，透过精确的库存和仓储管理降低采购和仓储成本，并与发票核查相整合。其实现功能点如下：
①供应商及物料主数据的管理实现集团化管控，同时满足各公司质量、采购、仓库管理的要求(图4)。
图4 供应商资质及采购有效期管理
②计划一体化：通过物料需求计划的制定和执行，将销售、生产、采购和仓库管理有机结合在一起，让各个部分的计划不再是独立的，而是相互影响和相互制约，从而在物料供应链方面趋于更加合理和有效。
③采购管理的加强：通过对采购申请和订单的管理，制定相应的审批制度和执行措施，以及各种采购方式的运用，达到更加合理地制定采购周期和控制采购成本，保证生产原料的有效供应(图5)。
图5 GMP 物料管理流程
④库存的监控：收、发、转、盘点等各个库房管理流程全面地体现了物料的流转，并在第一时间自动更新库存帐。同时，系统提供了详尽的报表和业务数据，以便管理层随时查询、分析库存情况，为合理降低库存量提供支持。
⑤集成性的加强：通过物料需求计划，建立以需求为导向的供应链，指导采购。仓库的发料和收货与生产的订单紧密结合。整个供应链的运作，包括仓库内有关物料的操作，对生产的收、发料以及对采购订单的收货都会与财务实时地集成，便于成本控制和分析(图6)。
图6 搭建高度集成采购平台
监控、输入和管理整个供应链与品质保证相关的各类处理、协调检查处理、启动校正措施、以及与实验室资讯系统整合。
SAP QM 系统设定基础与全面质量管理(TQM)的核心理念(顾客满意、附加价值、持续改善) 完美结合，可以辅助企业建立起一套科学严密高效的质量体系，从而提供满足用户需要的产品的全部活动，达到长期成功的管理途径，从而达成改善企业运营效率的目的。其实现功能点如下：
①全面而灵活的供应商资质证照管理体系，保证供应商及货源的合法性，最大限度降低质量流入风险(图7)。
图7 资质证照设计逻辑
②基础数据规范化、代码化，有利于规范质量体系及标准，为后续形成统计、分析类报表奠定基础。
③物料移动或单据下达产生检验批的模式，将检验任务推送到实验室(QC)，实现各类业务到检验的无缝集成(图8)。
图8 质量管理中的检验流程
④质检、冻结等检验状态的管理，确保不合格物料不放行，放行后的物料、产品才能进入下一个业务环节。
⑤全生命周期批次管理，方便物料流向追踪、质量问题追踪(图9)。
图9 质量管理中的追溯流程
⑥端到端的系统管理，实现数字化制造，为企业各级领导提供及时、准确的决策信息。
⑦检验标准审批、电子签名、数据修改可追踪等功能满足FDA等法规要求。
提供对定期维护、检查、耗损维护与服务管理的规划、控制和处理，以确保各操作性系统的可用性。其实现功能点如下：
①通过设备功能位置的变化，追踪设备的调拨和转移历史，记录设备流向，防止设备流失(图10)。
图10 闭环的预防性维护与故障检修业务流程
②效期管理为合规性检查提供监管手段，通过近效期和超效期监控，保证生产过程所使用对象处于良好状态，保证生产质量。
③备件消耗历史分析，为定额管理提供决策依据，减少库存占用的同时保证检修用料的及时性。
④故障和原因数据，构建故障解决方案库，通过历史数据迅速定位故障原因；故障发生的频次分析，以便制定更合理的检修计划(图11)。
图11 维修过程的详细记录以及由产生的历史数据形成多维度的分析
⑤端到端的系统管理，实现数字化检修，为企业各级领导提供及时、准确的决策信息。
积极支援销售和分销活动，具有出色的定价、订单快速处理、按时交货、交互式多层次可变配置功能，并直接与盈利分析和生产计划模组连接。其实现功能点如下：
①多类客户的管理实现客户主数据的集团化管控，同时满足制药行业客户多、杂、规范管理；客户合作伙伴实现销售业务中客户不同角色的管理。
②灵活的定价策略实现公司高开票业务，定价优先级实现同一成品对不同客户的定价方式。
③实现证照类型、有效期、经营范围、商品列表等信息的自动管控，提高业务效率，且管控严谨。
④系统的集成(SAP、内外协作云管理平台)，实现公司内协同办公以及企业之间信息共享。
⑤端到端的系统管理，实现数字化制造，为企业各级领导提供及时、准确的决策信息。
集中公司有关会计的所有资料，提供完整的文献和全面的资讯，同时作为企业实行控制和规划的最新基础。
公司管理系统中规划与控制工具的完整体系，具有统一的报表系统，协调公司内部处理业务的内容和过程。
①在集中统一的财务体系下，采用统一的口径进行管理，保证管理体系的统一与规范。
②通过SAP 软件使财务与业务集成，横向协同，实现财务业务一体化管理，提高财务核算的及时性、完整性、准确性(图12)。
图12 业务驱动的核算模式实现成本精细化管理
③通过高度的集成性与流程化操作为财务报表出具赢得时间。
④固定资产管理：采购、转资、拆分与合并、折旧、减值、报废、销售全生命周期管理(图13)。
图13 固定资产管理
⑤借助SAP 软件建立事前计划、事中控制、事后分析的标准成本管理体系；基于SAP 财务业务一体化，通过业务驱动达到精细化成本核算。
⑥借助SAP 平台，促进财务部门从财务核算到财务分析的职能转变。
出于对企业未来发展的考虑，为了提升质量管理水平和工作效率，在实施ERP项目的同时根据《药品生产质量管理规范》(2010版) 的要求增加了计算机系统验证，即CSV的要求。
FDA和ISPE定义的流程验证是[1] ：要建立文
档证据，用来作为高标准的保证。文档中定义的流程能稳定地生产出产品，该产品的质量和特性和原流程设计相一致。如果该流程是被计算机系统所支持的，我们可以说CS提供文档证据，该系统(如硬件、软件、周围的计算机设备和网络) 可重复并可靠地进行原来设计的事，吻合原来的系统设计，
遵循可操作的规则和法规。
与GMP相关的计算机系统均为需要验证的计
算机系统。一般用于控制生产过程，或处理与产品制造、质量控制、质量保证等相关数据的计算机系
统均应验证。
①计
算机系统验证计划：主要阐述计划的验证活动、各部门职责以及批准程序。
②计算机系统文件：这些文件至少应有该系统性能描述、如何使用该系统及其相关的技术资料。
③电子记录和签名：对于那些有电子签名和电子记录的系统，必须有相关文件及资料能证明这些电子的签名或记录是得到授权和可信赖的。
④供应商的评估报告：必须一份关于供应商被如何评估(或审核) 的报告，以便对验证活动进行正确评价。
⑤测试报告文件应能显示计算机平台、应用软件已正确安装和测试，并且测试结果与预期一致，可以信赖并有重复性。
⑥培训：包括操作和维护的软件安装、程序备份和恢复方法、灾难恢复、系统管理、基本的系统网络故障诊断系统等必须有相应的培训文件和记录。
⑦安全：需有相应SOP或安全制度来控制进入该系统的数据。
⑧变更控制：必须有书面的文件来控制系统的任何变更，
以保证该系统始终保持在验证过的状态[2]。
CSV项目的目标：提供一系列的文档证据，来
证明SAP系统运行的结果和SAP原来的设计是相
吻合的(图14)。
图14 ERP实施与CSV工作协同
销售公司的销售需求应与企业生产系统集成；
目前企业的现场记录大部分为人工统计，考虑到未来智能制造的实现，有望实现MES与SAP的无缝
集成。
在销售管理方面，未来期望以SAP系统为核心，实现与办公自动化(OA) 系统、电子监管码平台、运输公共平台、金穗系统集成；实现条码管理，对成品、原材料的货物移动都通过条码来实现，不间断对物料信息的监管，确保物料状态实时性。
质量保证部门(QA) 送样后，QC可以直接从数据库中查看相应的检验任务；由专人分配检验任务，而其他QC人员则可以查看当日检验任务；检验进度的显示与查询、检验周期的统计；对照品、试剂、培养基、菌种等库存管理，包括名称、编号、贮存条件、开瓶时间、开瓶人、有效期至、瓶数等信息，希望能做安全库存管理；留样及稳定性考察的时间可以有预警提示信息或自动进入检验任务；考察周期结束后，能出现销毁处理提示；新ERP系统最好有较多的提醒功能，比如供应商资质过期、审计周期，到库物料批号或效期比上批到库物料早，仓库请检( 提醒QA取样)、复验取样等可具备提醒功能；供应商可分为合格供应商和临时合格供应商；在完成合格供应商审批之前，若需要采购小批量样品，应给予临时供应商资格；包材的版本号不必手动输入，最好为选择；所用的物料号码应区分版本号；需要统一包材版本号的管理；目前一般有2个物料台账可查询，一个是质量报告，一个是库存，最好能合二为一；信息查询的条件项可多一些，比如库存可依据货位号查询；应建立货位号与物料或产品的双向关联；数据库内的主数据修改后，应有审计追踪，即不能覆盖原有信息；希望能将委托检验模块加入。委托检验商的资质管理，委托检验时，提示委托检验信息及标明委托检验的项目；将稳定性考察、留样考察的管理纳入系统，做到样品量管理、检验周期提醒、稳定性报告分析等；将验证计划纳入系统管理，对验证周期进行管理，提醒并触发验证任务。
在设备管理方面，未来期望以SAP系统为核心，实现与OA系统集成；未来期望SAP 系统实现设备台帐管理、故障管理、维修作业单管理、预防性管理、检定计划提醒、备品备件台帐、领料与出库记账、验证计划提醒等；与OA系统集成：变更申请、用户需求(URS) 申请审批、动火申请、高处作业申请、固定资产采购申请审批；备品备件采购申请审批；模具采购申请等。
在销售管理方面，未来期望以SAP系统为核心，实现与OA系统、电子监管码平台、运输公共平台、金穗系统集成；未来期望SAP系统实现客户管理、价格管理、信用管理、销售订单、交货单、拣配、出库记账(发货过账)、销售开票、返利等；与OA系统集成：首营客户申请流程、客户变更流程、供货计划申请流程、销售合同审批流程、销售发货申请流程等、返利协议审批流程；与电子监管码平台集成：主要是销售出库的电子监管码数据先保存至SAP系统，待出库记账后，上传至电子监管码平台；与运输公共平台集成：主要是上传运输计划单至运输公共平台，下载第三方物流的运输过程信息。
集成性：与后勤模块的高效集成，财务能根据每个财务单据追溯业务发生过程；应收账款功能：包括但不限于应收账款明细(大区、销售公司、商品、销售部门、销售人员)、催款、账龄分析等；固定资产：包括但不限于固定资产分类、资产盘点流程规范，保证帐实相符、技改工程进资产价值、模具管理(超过800作为固定资产卡片管理，否则列为制造费用)、无形资产分10年分摊；合并报表：通过导入导出功能实现自动化，代替手工；成本精细化管理：做到按产品、订单(批号) 核算。
经验证的计算机化系统能可靠地用于药品制造企业，并符合法规的相关要求。对于使用企业来说，计算机化系统的介入能最大幅度地降低人为差错的发生，并且提高生产效率及管理水平，是企业发展必不可少的工具之一。同时我们也建议SAP软件的开发者能够开发出更多的可选模块，以适应各行各业不同的需求，增加软件的适用性和灵活性。
[1] ISPE GAMP5: A risk-based approach to compliant gxp computerized systems [S]．International Society for Pharmaceutical Engineering, 2008．
[2] ISPE Baseline Pharmaceutical Engineering Guide Volume 5:Commissioning and qualification [S]．International Society for Pharmaceutical Engineering, 2000．
撰稿人 | 陆振宇、徐秀卉、徐蓉、沈忱、章欢明
责任编辑 | 胡静
审核人 | 何发
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