当前，我国的企业正面临着市场经济与全球性竞争的严峻挑战。面对这种挑战各企业正经历着一场深刻的变革，这个变革的重要特征就是企业正迅速地向着信息化、高科技、高生产力、高效益的方向发展，导致企业在多种产品的大范围销售及众多客户的资金迅速回笼的情况下，如再不全面的应用计算机进行全方位的经营管理，将无法面对这样复杂而严酷的市场竞争及处理如此大量的管理业务。事实也是如此，还没有应用计算机进行管理或者只是将计算机使用在排版打字及一般的统计事务上的企业，其管理人员多数处于一个忙乱的、苦于事务难于应付的局面，而且这些企业的经营者将越来越感到力不从心，企业因管理滞后而错失发展良机，从而使企业最终被市场所淘汰。而电脑化网络管理，将使企业出现了一片新局面，达到了高效化管理。为此在一九九八年中山市医药公司引入了电脑网络进行管理，筹划开发了电脑业务管理系统。

一、系统设计目标

1、合理安排各业务员、仓管员的销售、发货、采购计划，充分利用各种资源，提高人员利用率缩短开票发货的时间。

2、缩短采购提前期，合理控制库存，以最少的库存达到最佳的供货状态。

3、建立集中、统一、准确的公司商品经营数据，使整个公司信息迅速、畅通、准确，为各级管理人员经营决策和日常管理提供可靠的依据。

4、提高对复杂商品管理批号、失效日期以及商品采购的组织能力，增强公司的市场竞争能力。

5、实行移动加权平均法，能迅速、准确地计算成本。

系统主要特点：

1、创新过程决策管理：系统在设计开始就引入了先进管理思想，提出了“过程决策管理”的理念。比如：在开票录入过程中，直接可查阅到该客户在历年对该商品销售的数量和单价及公司购入该商品价格的走向。以便作出适当售价，这些功能特别适合医药系统的灵活价格销售模式，稳定了客户关系兼可保证了公司的利益。

2、功能完善：可实现日常进、销、存处理，完成各类数据统计汇总、查询、打印以及自动维护功能。

3、通用性强、灵活性高：通过完善的自定义功能即可自动生成各类型的数据汇总报表。

4、易学易懂：系统的功能以菜单式选择，并具有足够的帮助提示信息，查询检索方式多样化，提供各种“所见即所得”的屏幕显示资料。

5、操作使用方便：一个普通的开票员，打字水平达到每分种打10个字左右即可操作开票录入，在开票过程中不需熟记商品(或客户)编码，在输入选择商品 (或客户)时，只需输入商品(或客户)名称中的任意一至两个中文字即可查到该类商品(或客户);另外，为了提高查找搜索的速度，还可输入编码+商品名称(或客户名称)中的任意一到两个中文字进行混合模糊查找，管理人员或业务员只需知道该商品(或客户)的类别即可快速搜索出结果。

6、安全性较好、保密性强：操作员登录与口令设置、权限分配等措施使系统具有较强的安全保密性，并具有操作日志记录和错误记录说明以及比较完善的功能权限的划分封锁机制。

二、系统功能介绍：

※帮助信息：可提供全面的操作说明 ，并且每一项的操作模块中也有相应的帮助提示。

※监督功能：提供多操作员管理，每一个操作员有自己所属的密码及自己的权限(可以登录的菜单，可以使用的功能)。各种明细帐的操作，都可查询出该操作员的各项操作情况。

※权限分配：菜单面向操作员,每一个操作员都有自己权限内的菜单，只有其可以使用的权限才显示在系统菜单中，所见即所得。

※基本操作：

——每天输入“出库单”“入库单”(包括有批号管理功能，失效日期功能)

——期末商品进、销、存汇总表打印 、查询功能以及辅助盘点功能。

——有存放地点、仓管员以及备注管理功能。

——库存商品量随时查询功能。

※图表分析：可按各商品销售量的大小、按供货(客户)单位 、按日期的销售量 、按业务员销售量、按客户组别等等来进行分析各方面的销售营利情况以图表形式展现在用户面前。

※数据汇总：可按所需条件，进行各类型的数据合并汇总, 快速地自动产生和各种汇总表。

如：按日(月)销售额汇总或按商品的产地、按商品销售额汇总、按供货(客户)单位分地区汇总等等。也可以按不同的条件，来产生各商品(或客户(供货)单位)的明细帐。

※业务员业绩：通过销售数据提供的资料，可按照各业务员业绩排序汇总，并可作图表分析，按销售业绩对业务员进行奖励，提高业务员的积极性。

※提供业务管理信息功能：

——对日常"出库单"、"入库验收单"定期或分批进行商品分类汇总或商品明细帐处理等。如按商品、供货(客户)单位、商品类别、日期、产地等分类汇总。

——在查询方面，随时可以查到历年来的商品库存数量，以及商品投标情况。

※批号的管理：在"入库"时，系统会自动按其商品的新旧批号依次排序，先显示旧批号商品，再显示新批号商品，也可自动产生失效商品的失效日期汇总。

——对当前(或以前)发生的各种商品销售情况进行控制(以先进先出的方式)以及采购情况进行随时查询汇总。

※应付帐款：商品在采购入库后，系统自动生成应付帐款库，要付款的商品即在商品付款输入中自动登记，然后自动产生已付款商品库在库存帐簿中，随时都可清析查看到每个商品的已销未付款情况，那一个商品那一批付款或未付款的情况就一目了然。

——每月进行一次月结帐，即产生每月的月销售表、月盘点表、月的应付、已付款商品汇总表;在[结帐查询]功能中能反映各商品毛利成本利润(以加权平均法方式计算)。

——实时反映代销商品库存商品数量及已销未付帐款情况。

※信用额度控制：使用计算机实行客户“信用额度控制”功能，根据每个客户资金状况，信誉情况及过去生意来往等情况，制定出可赊货的信誉金额和货款回笼天数等数据录入系统，系统通过对每一笔销售进行自动检测，对超过信誉额度或超过回款周期的，系统即自动停止该笔开票交易。客户信用额度功能的启用，加强了业务员和客户对资金运作的重视，加快了资金的周转，使当年的年销售额稳步增长情况下，资金回笼率亦有所提高，降低了销售风险。

※商品投标管理：对已投标的客户，开票已中标的商品系统会自动将当时中标的价格显示出并以当时的中标价格销售给已中标的客户。

※库存警界线报警：如①超于最高库存量的要加强促销或及时处理;

②低于最少库存量的要及时补货采购等。

※崔销商品管理：在[库存帐簿查询]模块中按[F6]功能可指定有效期来反映过期商品情况， 可屏幕列表显示或打印出过期商品的崔销表。

※仓库实时打印：为了更好地为客户一条龙服务，客户只需在发票室列出所需的商品给开票员进行电脑开票，仓库同时打印出该客户的购货清单，仓管员按商品清单的仓位顺序内容进行备货，当客户到财务交款后来到仓库无须再等候即时可提货，减少了客户等待备货的时间。

※医药代表查询：为了促进商品销售流通，方便各医药代表查询商品的代销情况，该系统特设计了专门为医药代表查询的功能。医药代表通过电脑可随时查询代销商品的流向。

※四柱平衡表：每个月都有一份四柱平衡报表，即可查询每个月月末的库存、金额。

※万能查询：可用[F7]功能来按所提供的逻辑条件，进行各类型、各项目的数据模糊查找。

※万能报表打印：可用 [F9]、[F10]的定义打印功能随意定义首尾来按所选择的打印项目(任意选择)进行各类数据的打印，即见即打。

三、使用状况

中山市医药公司业务管理系统经过一段时间的实际应用，已显示出其准确、快速、方便的特点，为企业创造的效益是可见的。医药公司业务员、开票录入员已掌握了对电脑开票、电脑查商品库存、统计、销售月报表、采购月报表等操作，如客户询问商品的价格，业务员即可通过电脑快速查找商品回复客户，使业务蒸蒸日上。

在销售管理方面，它能存贮公司所有的采购、销售数据;能根据销售中任意栏目进行快速查询;又能根据销售数据进行多种方式的分类统计。 在开票输入中， 由于引用了“模糊搜索”技术，采用创新“编码加商品名称联合模糊查找”的方法，缩小商品搜索范围，并在开票时候当需要查询某类商品出入帐(或者客户的往来帐)时不需要退出原录入状态，即时可直接查阅该商品出入帐(或客户的往来帐)，大大提高了开票录入的速度。一个中等打字速度的开票录入员，经过简单的开票录入培训，一分钟可发出三至四个商品记录。为减低录入人员对商品编码或助记码的记忆，减少软件系统对录入人员的素质要求。对商品(或客户)档案资料亦提供了模糊查询，只需输入栏目中的任意一至两个中文字即可查到该类栏目的内容;对部分管理人员或业务员不会打中文的亦可通过辅助功能只需搜寻所需的中文即可进行对该栏目内容快速查找，提高了工作效率，并能在开票录入的同时随时可查找任意商品的《库存商品流水帐》以及《客户的往来帐》，提高了工作效率。

在商品(或客户) 对帐方面， 过去利用手工查询，需翻阅大量《商品流水帐簿》及《客户往来帐簿》，时间长、劳动强度大且容易出差错，经使用本系统后，业务员即可通过电脑快速查找任意商品库存商品实数及库存帐面实数情况和客户往来帐等。

在统计规范化方面，系统提供的各种万能报表，均联系商业统计规范化及结合GSP管理的要求，及时、准确完成各种统计报表，取代了传统的流水化作业，代替原来要三个人才能完成的工作。统计指标做到了快、准、细，在各部门之间加快了信息的传递，方便了公司决策层了解商品销售状况及各基层的业务情况，使各职能部门的工作更加有效地、协调地运作。

中山市医药公司销售管理系统只需对管理人员、开票员、业务员通过16个课时学习并上机操作培训， 即可查询销售资料及各类报表，如：《库存商品报表》、《过期商品汇总表》、《商品的催销表》、《商品养护表》、《入库验收记录表》、随意合并的《日(月) 销售汇总表》、《业务员业绩报表》、《商品销售汇总表》、《商品采购汇总表》、《四柱平衡表》、《未付款商品汇总表》、《已付款商品汇总表》、《货款回笼资汇总表》、《成本利润汇总表》等等。并能根据所汇总的数据进行各种图表分析功能。

在使用过程中，加强了销售的管理，使管理人员对销售的情况了如指掌，便于对销售管理情况的监督和检查。如仓管员接到业务员交来的发货清单时，会经常发现有些清单的发货数量、单价和送货地点的字迹不清晰，一时难以确认，造成发错货现象。现在由于使用电脑打印清单，既迅速、清晰又准确，即使是有错误，通过电脑查询，只需几秒种就能核对清楚，加速了工作进度，节省了时间，提高了工作效率。

四、经济效益

中山市医药有限公司一九九八年的年销售额：3800万元，到二000年的年销售额：1.3亿元。增长240%(如下图)

另外，本业务管理系统对所有与商业公司发生业务往来的客户资料作详细记录、分类。从而使双方在业务间的往来能更清晰、协调进行服务工作，能更好地确定“信誉单位”与“不信誉单位”，使企业利益得到应有的保障。

中山市医药有限公司商业自动化业务管理系统经过这两年的实际应用，效果是令人满意的，它改善了中山市医药公司的过去人工经营运作模式，使公司管理决策能及时得到准确的市场预测信息资料，提高了销售额和资金回笼率。在企业管理上加强了企业内部协作，提高了员工工作效率，降低了人工费用，且规范了企业内部GSP管理要求，在一九九九年中山市医药公司获得省医药管理局GSP认证。现时公司经营采购、销售、库存、质量管理等全面处于信息化的良性运作状态。

五、今后发展规划

在新世纪里，中国即将加入WTO，国内的医药销售市场将更加规范有序、医药企业之间的竞争将是全方位的，有见及此，中山市三才医药集团公司在新世纪里对现有组织结构也随着改革，从过去“金字塔”形管理模式向“扁平化”管理模式实行横向管理。并引入先进的企业资源计划(ERP)管理思想，并通过与国内华南地区某名牌学院合作开发一套全新的电脑物流管理运作系统，通过计算机网络管理，使中山市三才医药集团的产、供、销、人、财、物数据达到一体化管理。使所有数据和管理都通过计算机进行操作控制企业实现全方位的管理。